Notre organisation pour fournir une notification rapide des observations d'ovnis a utilisé des agences officielles et semi-officielles, ainsi que des groupes privés. Des journalistes et rédacteurs, bien qu'opérant hors de cette structure, ont de temps en temps complété ce système en nosu téléphonant au sujet d'observations dans leurs régions. L'Agence Fédérale pour l'Aviation a aidé en fournissant un mécanisme (voir annexe F) par lequel les contrôleur de traffic aérien doivent nous signaler les cibles radar non identifiées immédiatement, et plusieurs rapports ont été reçu de cette source. Une aide semblable a été étendue (voir annexes G et H) par le Bureau Météo U.S. et par la Région 2 du Service des Forêts U.S.. Une coopération a également été obtenue du Réseau des Officiers de Vol Volontaires (VFON), une organisation coopérative de plus de 30 000 membres de personnel naviguant de plus de 100 lignes aériennes dans près de 50 pays. Cette organisation, sous la direction de M. H. E. Roth de United Airlines, transmet les rapports d'observations considérés être des ré-entrées de satellites, que l'objet observé soit immédiatement identifiable ou non. Des arrangements ont été passés avec le VFON pour une transmission rapide à notre attention de l'ensemble des objets aériens non identifiés. Bien que peu de ces rapports aient été reçus au travers de ce réseau, sa couverture de plus de 2 000 000 de miles de route non dupliquée et l'efficacité de son système de communication a promis une surveillance d'une grande portion de l'atmosphère terrestre et un signalement rapide des observations.
Un composant majeur de notre système de notification rapide a consisté un un réseau d'observateurs civils distribué en des lieux choisis avec attention à travers les Etats-Unis, et désigné comme le Réseau d'Avertissement Rapide (voir annexe I). On demanda à des individus sélectionnés de servir de coordinateurs d'avertissement rapide pour leurs régions, évaluant les observations d'ovnis dans leurs voisinages, et nous notifiant immédiatement des observations apparemment significatives. La plupart des coordinateurs furent recommandés par le NICAP ou l'APRO, et la majorité furent associés à l'une ou les 2 organisations. Nombre des coordinateurs étaient formés à la technique. Tous servirent sans compensation, parfois au prix d'un sacrifice personnel considerable. Ils constituèrent une source majeure de l'information reçue concernant les observations d'ovnis actuelles, et le projet leur est reconnaissant de leur aide généreuse.
Les rapports d'observations d'ovnis actuelles furent reçus par téléphone et les détails spécifiés sur une formulaire standard d'avertissement rapide (annexe J) furent immédiatement enregistrés. Si le rapport semblait prometteur, une vérification supplémentaire par téléphone était entâmée immédiatement. Cela incluait généralement l'appel d'une agence de maintien de l'ordre, d'une base aérienne, d'un rédacteur de journal ou d'autres pour obtenir des descriptions independantes de la situation locale. Lorsque c'était possible, les témoins étaient appélés par téléphone pour obtenir des informations supplémentaires.
Le but étant d'avoir des équipe sur le terrain arrivant sur le site dès que possible, la décision d'envoyer une équipe enquêter devait être prise sur la base des informations disponibles à ce moment. Ces informations furent souvent incomplètes de manière dérangeante. Plutôt que de risquer de rater des occasions d'obtenir des données photographiques, spectroscopiques, magnétiques, électromagnétiques, ou visuelles de première main, cependant, le projet choisit de err dans la direction d'envoyer une équipe même si le cas pouvait par la suite se révéler sans valeur.
La décision d'enquêter a été prise par un comité permanent de 3 ou 4 membres séniors du personnel. La décision a été prise sur l'évaluation par le comité de la possibilité que des informations significatives puissent être obtenues au travers d'une enquête sur le terrain. Cette évaluation a été faite sur la base de la fiabilité apparente de la source et de la nature de l'événement rapporté. Si l'événement avait été observé indépendamment par des groupes de personnes différents, avait été signalé comme différant de manière marquée de phénomènes connus ou attendus, et particulièrement si l'observation était un événement continu ou qui était arrivé fréquemment, une enquête sur le terrain était entreprise. Une attention spéciale fut accordée aux événements dans lesquels des éléments physiques, tels que des traces d'atterrissages supposées, ou des altérations mesurables dans les propriétés d'objets dans l'environnement, pourraient être découverts et étudiés.