De telles événements ont convaincu les enquêteurs du projet que les enquêtes sur le terrain devaient se concentrer sur les rapports d'ovnis actuels. Un enquêteur bien équipé pourrait obtenir des informations descriptives précises sur un objet non identifié s'il arrivait sur la scène peu après une observation, ou durant une observation soutenue ou répétitive. Au début de cette étude quelques voyages sur le terrain avaient déjà été faits pour vérifier des rapports d'observations du moment, mais les enquêteurs n'avaient pas été équipés de manière adéquate pour collecter des données quantitatives. Dans certains cas intéressants, le projet a dépendu de rapports de membres d'organisations civiles étudiant les ovnis qui avaient enquêté sur les rapports d'ovnis dans leurs localités. Dans certains cas leurs résultats ont complété les informations d'enquêtes officielles de l'Air Force.
Alors que la coopération de groupes privés a aidé, une évaluation objective de l'observation a nécessité d'obtenir des informations le plus de première main possible. Cela ne pouvait être fait que lorsque des situations d'observations soutenues ou répétitive intervenaient. Dans le cas d'observations isolées, le projet chercha à envoyer un enquêteur sur le lieu aussi tôt que possible, la possibilité de recueillir des données significatives diminuant rapidement avec le temps, en particulier lorsque des éléments physiques résiduels sont signalés. Pour cette raison, il a été essentiel que le projet reçoive une notification immediate de toute observation significative.
Des rapports d'observations apparemment significatifs nous atteignirent des jours ou des semaines après l'événement. Une notification via les canaux officiels était inadéquate parce que de nombreuses observations signalées aux médias ne furent apparemment pas signalées à l'Air Force. Bien que le Réglement de l'Air Force 80-17A (Annexe B) stipule que les bases de l'Air Force soient supposées soumettre tous rapports d'ovnis au projet, peu de rapports furent reçus de cette source durant l'été 1967. A cette époque Frank Edwards (1967) déclarait que lui et le NICAP recevaient chacun quelques 100 rapports d'ovnis par semaine. Comme nombre de ces rapports n'auraient pas été jugés significatif par un enquêteur, le projet mis en place un réseau de notification rapide conçu pour filtrer les rapports à l'évidence non significatifs et nous notifier immédiatement d'observations apparemment significatives n'importe où dans les Etats-Unis continentaux.